Funcionalidades

APLICACIÓN: En este artículo verá una descripción minuciosa de las funcionalidades básicas de la aplicación Agile Promoter iOS. PRERREQUISITO: Cómo instalar

 

El trabajo del equipo de campo será ejecutado por medio de la aplicación. Por lo tanto, es necesario conocer sus funcionalidades básicas, tales como acceder a la Timeline, su Itinerario, las Tareas programadas, Reportar información y acceder a su Perfil, todas son fáciles de encontrar gracias a los íconos fijos en la barra inferior de la aplicación. A continuación detallaremos cada una de ellas.

 

TIMELINE

Esta es la primera pantalla que aparece al abrir la aplicación. Su timeline, o sea, su línea de tiempo le mostrará todas las actividades que realizó durante el día. Al inicio de cada día, la timeline estará vacía, pero se irá completando automáticamente a medida que realice sus actividades.

 

ITINERARIO

En esta sección aparecerán todas las visitas que la empresa ha programado para su día. Además de organizar su rutina de campo, el itinerario también permite ver todas la información necesaria sobre los puntos de venta que visite durante el día, como nombre, dirección y horarios previstos para su llegada y salida del PDV.

Cuando llegue al lugar de la primera visita, registre la entrada al punto de venta por medio de la aplicación.

• Para realizar la entrada (check-in), bastará hacer clic en el punto de venta;
• Cuando sea necesario tomar una foto de la fachada para confirmar su entrada, haga clic en el botón Tomar foto. De lo contrario, solo tendrá que hacer clic en la opción Sí;
• Para tomar una foto basta hacer clic en el botón Tomar foto, la cámara se activará y, después de capturar la imagen, podrá hacer clic en Usar Foto para enviarla o en Repetir para tomar otra foto;
• Después de realizar el check-in, el punto de venta aparecerá de forma fija en la parte inferior de la pantalla, y en el listado del itinerario con el rótulo Estoy Aquí;
• Para ver las actividades que tienen que ser realizadas en este PDV, basta hacer clic en el menú Tareas en la barra inferior de la aplicación.

El itinerario aparece en forma de lista, pero también existe una opción para visualizarlo en el mapa, basta hacer clic en el botón Mapa, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. En esta pantalla también es posible visualizar la agenda de los próximos días y el historial de los Puntos de Venta. Para ver la agenda de otros días, haga clic en el día del mes y semana en la parte superior de la pantalla, o entonces arrastre hacia la izquierda (días anteriores) o hacia la derecha (próximos días).

En el itinerario también podrá ver la información del registro del punto de venta. Para tal, bastará seleccionar el ícono de información al lado del nombre del PDV. En la pantalla Detalles del PDV, podrá ver la dirección y la ubicación del PDV en Google Maps, además del botón Entrar y Ver información del PDV, los cuales contienen toda la información necesaria sobre los puntos de venta usted visitará durante el día.

 

 

En la sección Itinerario también es posible buscar un punto de venta y agregarlo a su itinerario:

• Haga clic en Editar en la esquina superior izquierda;
• En esta pantalla, cerciórese que el botón Editar esté seleccionado y haga clic en el botón + ;
• En la pantalla Agregar, busque el nombre del punto de venta y haga clic en OK;
• Si el PDV está disponible para agregarlo a su itinerario, este aparecerá en los resultados de la búsqueda;
• Marque  la casilla del PDV y haga clic en OK. 

Recuerde que el objetivo diario de los equipos de campo es cumplir con todas sus visitas programadas, las cuales son seguidas de cerca por los supervisores. Cuando no pueda cumplir con una o más visitas, le recomendamos que justifique el motivo de su no realización.

Para justificar su ausencia en un punto de venta:

• En la sección Itinerario, haga clic en el botón Editar, en la esquina superior izquierda de la pantalla;
• Haga clic en el botón Justificar y espere hasta que aparezcan listados los Puntos de Venta;
• Seleccione uno o más Puntos de Venta seleccionando el nombre —los puntos seleccionados quedan marcados con rojo— y luego haga clic en OK;
• En la pantalla Justificar, presione el botón Razón y seleccione una de las opciones;
• Tras seleccionar una de las opciones, esta quedará marcada con azul. En seguida, haga clic en Hecho;
• Si se desea subir una foto (de una incapacidad médica, por ejemplo) bastará hacer clic en el botón de la cámara fotográfica. Cuando abra, tome una foto y haga clic en Usar Foto;
• Escriba la justificación y haga clic en Enviar.

 

¡Importante! Esta opción solamente será válida para casos de ausencia o imposibilidad de visitar el punto de venta. La justificación no debe ser utilizada en casos de retraso, por ejemplo.

 

TAREAS

Las tareas son una serie de informaciones que deben ser respondidas durante la visita al punto de venta o al seguir un itinerario definido. En esta sección podrá visualizar los formularios y el PDV en donde se deben responder. También es posible que haya tareas que no estén relacionadas a ningún punto de venta. Estas tareas estarán listadas solo en esta sección. Los gestores del proyecto en su empresa son quienes definen las tareas y los plazos. Las preguntas serán definidas de acuerdo con la necesidad y la realidad de cada área. El sistema también registra las tareas pendientes y a lo largo del día le muestra las que van faltando.

• Para responder una tarea vinculada a un punto de venta, es necesario que ya se haya realizado la entrada (check-in) en la sección Itinerario;
• En seguida, haga clic en la sección Tareas, en donde se listan las tareas pendientes de todos los puntos de venta;

Las tareas de todos los puntos de venta aparecen juntas en esta página. De esta forma, para organizar sus actividades, podrá filtrarlas en tres categorías:

• En la barra superior derecha, haga clic en el ícono del embudo para que aparezcan los filtros;
• Haga clic en el botón Check-in para listar las tareas del PDV en el que se registró la entrada;
• Haga clic en el botón Hoy para listar las tareas del día, de todos los PDV;
• Haga clic en el botón Todos para listar todas las tareas que usted tiene programadas.

¡Importante! Recuerde realizar las tareas diarias que corresponden a un determinado punto de venta, respondiendo siempre las tareas con fecha de vencimiento del mismo día.

 Para realizar una tarea, selecciónela y a seguir incluya la información. Al concluir, haga clic en enviar.

• En los campos que solicitan foto, basta hacer clic en el ícono de la cámara fotográfica. En algunos casos, existe la opción de tomar una foto o escoger una imagen de la galería del celular. Para tomar una foro, haga clic en Cámara. Para elegir una foto que fue tomada previamente, haga clic en Galería. También podrá utilizar la función reemplazar fotos, sin tener que borrar fotos que ya fueron incluidas;
• En los campos que solicitan valores, se aceptan apenas números. En los que solicitan otras informaciones, llenarlos normalmente.
• En algunos casos habrá preguntas en las que la respuesta se limita a Sí o No, solo tendrá decidirse por una opción;
• Los campos con respuestas predeterminadas tendrán al lado de la pregunta un ícono de formulario, calendario o código de barras;
• Para escribir la respuesta, haga clic en el ícono, seleccione la opción y luego haga clic en el botón seleccionar;
• Para captar el código de barras, basta hacer clic en el ícono para abrir la cámara. Ponga la cámara sobre el código y espere hasta que sea leído automáticamente.

 

¡Importante! Si durante el proceso de la alimentación de datos usted hace clic en cancelar, aparecerá el mensaje ¿Está Seguro?, alertando que no se guardará ningún dato. Si responde Cancelar podrá continuar ingresando datos, o Confirmar, para salir de la tarea. Recuerde que debe llenar todos los campos de la tarea, ¡pues esta no podrá ser alterada después de enviada.

Cuando no pueda cumplir todas las tareas de un PDV o ninguna de ellas, deberá justificarlo:

• Para justificar las tareas no cumplidas, haga clic en el botón Check-out;
• En la pantalla aparecerá un aviso indicando que aún debe responder tareas pendientes. • Haga clic en Justificar y Salir;
• Se abrirá una ventana para ingresar la justificación. Tras responder, haga clic en el botón Enviar.

¡Importante! Esta opción es válida solo para casos en los que le sea imposible responder alguna tarea. La justificación no debe ser utilizada en casos de retraso o ausencia, por ejemplo.

 

INFORMAR

Informar se refiere a la acción de enviar información que no fue previamente programada, o sea, a través de reportar el equipo de campo enviará informaciones de forma proactiva, sin que sea haya sido solicitado. En esta sección podrá reportar situaciones que no hayan sido previstas en los puntos de venta, y que la empresa deba estar al tanto.

Ejemplo: El colaborador Juan llega a un supermercado y nota que la competencia puso en acción una degustación. El equipo de back office de la empresa de Juan no tiene como prever esa acción, por lo tanto no existe ninguna tarea destinada a recolectar información sobre la acción de la competencia. Entonces Juan tendrá que entrar a la sección Informar para avisar sobre dicha degustación.

• Para incluir esa información, haga clic en el menú reportar. Los formularios disponibles en el menú Informar también serán definidos por el equipo de back office;
• En la siguiente pantalla, seleccione lo que desee reportar y haga clic en una de las opciones previamente definidas por la empresa a través del sistema.

 

FLUJO DE ENCUESTAS

Agile Promoter ofrece la funcionalidad Flujo de Encuestas, que integra en el sistema un automatizador de flujos de trabajo. Con base en las respuestas de las encuestas, es posible crear etapas en las que cada colaborador queda responsable por una actividad, garantizando así organización y eficiencia en la operación.

En la aplicación iOS, el flujo de encuestas aparece de la siguiente forma:

 

Cuando se haga clic en la tarea, también se tendrá acceso al flujo. En la parte superior de esta pantalla, encontrará el botón para responder a la etapa actual. De la misma forma, también será posible ver las etapas anteriores en caso de que estas ya tengan respuestas. Por ejemplo, en el gif anterior no se ha respondida ninguna etapa de la tarea, en el siguiente, dos etapas de la tarea ya habían sido respondidas. La etapa 1 aparece reducida y la última acción realizada, la etapa 2, aparece detallada.

Para ver detalles de las otras etapas, solamente tendrá que hacer clic en la respectiva sección.

 

PERFIL

La función perfil reúne información esencial para su actuación en campo. La primera de ellas es su nombre, seguido de un ícono con sus iniciales. Al lado, estará el status de su conexión en un pequeño círculo. Si el celular tiene conexión a internet, el círculo será verde, de o contrario será gris.

Tip Es posible trabajar con Agile Promoter App incluso sin conexión. La aplicación mantendrá las funciones básicas de tareas e itinerarios, siempre que estas ya hayan sido cargadas. De este modo, al iniciar su jornada laboral, el dispositivo debe estar conectado a internet para llevar a cabo la sincronización de todas las tareas e itinerarios del día. Al final de la jornada será necesario, una vez más, conectarse a internet para enviar al sistema los datos recolectados. Ejemplo: puede usar la conexión a internet Wi-fi de la empresa o de su casa para sincronizar las informaciones del día en Agile Promoter antes de ir al primer punto de venta. Durante el día, podrá trabajar sin conexión y transmitir la información cuando se vuelva a conectar.

 

Al lado del nombre del usuario también está la funcionalidad para Informar Humor, en lugar de la aplicación en donde podrá  indicar su estado de ánimo. Solo tendrá que entrar a esta opción para seleccionar uno de los tipos de humor disponibles. Esto es opcional, pero le será útil a sus superiores para identificar si usted está muy motivado o si tiene algún problema, por ejemplo.

 

En la sección Perfil puede estar disponible la función Biblioteca, que será usada por la empresa para reenviar informaciones sobre sus productos o procesos. Siempre que la empresa comparta un material nuevo, la aplicación lo notificará a través de un aviso. Siga los próximos pasos para acceder a los materiales:

• Haga clic en el botón Biblioteca para abrir la lista de materiales;
• Haga clic en el nombre del documento;
• Haga Clic en el botón Download para descargar el archivo en el celular;
• Después de que la descarga termine, haga clic en el botón Open;
• Los manuales y materiales informativos normalmente están en formato PDF, y pueden ser consultados directamente en la aplicación.

Otra funcionalidad que puede estar disponible en la sección Perfil son las Metas. En este espacio se exhiben las metas de cada usuario. Las metas son los objetivos que deben ser alcanzados dentro de un período establecido y son definidas por sus supervisores. Cada una de las informaciones del menú presenta el porcentaje alcanzado y, además, un gráfico que compara la meta definida para el colaborador frente a la alcanzada.